Datenschutz

Diese Seite ist noch nicht vollständig. Die technischen Angaben unten sind belastbar und gegen die Software geprüft. Die rechtlichen Festlegungen — Verantwortlicher, Rechtsgrundlagen, Speicherfristen, Hosting-Standort und der Stand des Auftragsverarbeitungsvertrags — sind noch einzutragen und deshalb sichtbar als offen markiert. Die Seite ist von der Indexierung ausgenommen, bis das erledigt ist.

Was technisch tatsächlich passiert

Dieser Abschnitt beschreibt die Verarbeitung so, wie die Software sie ausführt. Er ist die Grundlage, um zu beurteilen, welche Auftragsverarbeiter Sie in Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen müssen.

Anmeldung

Die Anmeldung läuft ohne Passwort: Sie geben eine E-Mail-Adresse ein und klicken den Link aus der Mail. Es gibt kein Passwort, das gespeichert oder verloren werden könnte. Für den Versand dieser Mail wird ein E-Mail-Dienstleister eingesetzt. Sitzungen werden serverseitig gehalten und laufen nach 30 Tagen ab.

Belege und Stammdaten

Verarbeitet werden die Daten, die Sie einliefern: Kreditoren- und Gegenkontenlisten sowie Eingangsrechnungen. Auf Rechnungen stehen regelmäßig personenbezogene Daten — Namen von Ansprechpartnern, Adressen, Bankverbindungen; bei Reisekostenabrechnungen auch Beschäftigtendaten. Sie sind für diese Daten der Verantwortliche, wir verarbeiten sie in Ihrem Auftrag.

Übermittlung an ein Sprachmodell — nur bei PDF und Scan

Ob ein Beleg an ein Sprachmodell übertragen wird, entscheidet sein Format, und der Unterschied ist erheblich:

Belegformat	Sprachmodell beteiligt?	Was übertragen wird
XRechnung (UBL oder CII)	nein	Nichts. Die Daten werden aus der XML gelesen.
ZUGFeRD / Factur-X	nein	Nichts. Die eingebettete XML wird gelesen, nicht das PDF-Bild. Ausnahme: In den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, in denen Positionen fehlen dürfen, wird der Sichtbeleg zusätzlich ausgelesen — dann wie beim PDF.
PDF oder Scan ohne XML	ja	Die Belegdatei selbst, dazu die aktiven Extraktions-Anweisungen des Mandanten.

Bei der anschließenden Kontierung wird kein Beleg übertragen, sondern strukturierte Daten: das ausgelesene Rechnungsmodell, Name und Konto des Kreditors, dessen Standard-Gegenkonto, die Gegenkontenliste des Mandanten und einige bestätigte Buchungssätze als Beispiele. Greift eine Regel oder das Standard-Gegenkonto des Kreditors, findet auch dieser Schritt nicht statt — dann wird gar kein Modell gefragt.

Die fachlich beteiligten Auftragsverarbeiter. Die vollständige, verbindliche Liste mit Firmennamen, Anschriften und Verarbeitungsorten gehört in den Auftragsverarbeitungsvertrag.
Auftragsverarbeiter	Zweck	Pflicht?
Anthropic (Sprachmodell)	Auslesen von PDF-Belegen, Normalisierung fremder Stammdatenlisten, Gegenkonto-Vorschlag, wenn Regel und Standardkonto nichts hergeben.	Ja, sobald PDF-Belege oder fremde Listen verarbeitet werden. Wer ausschließlich E-Rechnungen einliefert und mit Standard-Gegenkonten arbeitet, kommt ohne aus.
finisma (Prüfdienst für E-Rechnungen)	Optionale, unabhängige Prüfung eines ZUGFeRD-PDF gegen die Norm EN 16931. Übertragen wird die PDF-Datei.	Nein — optional. Ohne konfigurierten Zugang findet keine Übertragung statt und die Verarbeitung läuft unverändert.
Hosting	Betrieb von Anwendung, Datenbank und Dateiablage.	Ja.
E-Mail-Versand	Zustellung des Anmeldelinks.	Ja.

Kein Training mit Ihren Daten durch prekonto. Es gibt in prekonto kein Training, kein Feintuning und kein Modell, das aus Ihren Belegen lernt. Was gelernt wird, ist eine nachlesbare Regel innerhalb Ihres Mandanten: das Standard-Gegenkonto eines Kreditors, wenn zwei bestätigte Buchungen es nahelegen. Wie der Anbieter des Sprachmodells mit übertragenen Daten umgeht, regelt der Vertrag mit ihm — diese Zusage gehört in den AVV.

Trennung der Mandanten

Jeder fachliche Zugriff ist an einen Mandanten gebunden, und jede Abfrage filtert zusätzlich auf das Konto, dem das verwendete Credential gehört. Ein Mandant eines anderen Kontos wird nicht als existierend bestätigt.

Website und Blog

Die öffentlichen Seiten kommen als statische Dateien vom eigenen Server. Es werden keine externen Schriftarten, keine externen Skripte und keine Analyse- oder Werbedienste geladen; es gibt deshalb auch kein Zustimmungsbanner. Beim Aufruf entstehen die üblichen Server-Logdaten.

Was noch eingetragen werden muss

Verantwortlicher im Sinne der DSGVOoffen
Name, Anschrift und Kontakt — dieselben Angaben, die auch das Impressum braucht.
Datenschutzbeauftragteroffen
Sofern bestellt: Kontaktdaten. Sonst der Hinweis, dass keine Bestellpflicht besteht.
Rechtsgrundlagen je Verarbeitungoffen
Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse, Auftragsverarbeitung — je Zweck zuzuordnen.
Speicher- und Löschfristenoffen
Für Belegdateien, Buchungssätze, Exportdateien, Server-Logs und Sitzungen. Eine Frist zu behaupten, die die Software nicht durchsetzt, wäre eine Falschangabe.
Auftragsverarbeitungsvertrag: Stand und Bezugswegoffen
Wo Kunden ihn erhalten und ob die Unterauftragsverarbeiter-Liste dort abschließend geführt wird.
Auftragsverarbeiter mit Firmennamen, Anschrift und Verarbeitungsortoffen
Für Anthropic, finisma (optional), Hosting und E-Mail-Versand. Dazu, wo die Verarbeitung stattfindet, und die Grundlage einer etwaigen Drittlandsübermittlung samt Garantien.
Hosting: Anbieter und Standort des Rechenzentrumsoffen
Server-Logdaten: Umfang und Aufbewahrungsdaueroffen
Betroffenenrechte samt Kontaktweg und Beschwerdestelleoffen
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch; zuständige Aufsichtsbehörde.
Meldeweg für Datenschutzvorfälleoffen
Wie und in welcher Frist Kunden informiert werden.

Bis dahin

Wenn Sie diese Angaben für eine Entscheidung brauchen — insbesondere für einen Auftragsverarbeitungsvertrag oder Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten —, fragen Sie bitte direkt danach. Der technische Teil oben ist vollständig und belastbar; was fehlt, ist die vertragliche Einfassung.

Weitere Auskunft zur Verarbeitung im Betrieb: häufige Fragen zum Datenschutz, Belegverarbeitung in der Dokumentation und Impressum.